CRM-automaatio: 5 vaihetta myyntipuhelujen päivitysten automatisointiin

B2B-asiakkuuspäälliköille myyntipuhelu ei pääty siihen, kun tapaaminen päättyy. Muistiinpanot pitää vielä kirjoittaa, kvalifiointitiedot tallentaa, CRM-kentät päivittää ja seuraavat askeleet kirjata.

CRM-automaatio voi muuttaa tämän puhelun jälkeisen työn toistettavaksi työnkuluksi. Sen sijaan että tieto siirrettäisiin manuaalisesti transkripteista CRM-kenttiin, tekoäly voi poimia, jäsentää ja valmistella datan tarkistettavaksi. Tämä opas käy läpi viisi vaihetta CRM-päivitysten automatisointiin niin, että asiakkuuspäälliköt säilyttävät päätösvallan myynnissä.

Miksi CRM-päivityksistä tulee myynnin tuottavuusongelma

CRM-päivitykset ovat olennaisia, jotta pipeline-tiedot pysyvät tarkkoina, mutta jokaisen merkinnän ylläpito käsin lisää hallinnollista työtä. Tarvekartoitus- tai demopuhelun jälkeen asiakkuuspäällikön täytyy ehkä kirjata asiakkaan kipupisteet, sidosryhmät, ostosignaalit, vastaväitteet, aikataulut ja seuraavat askeleet.

B2B-myyntitiimeillä nämä tiedot voivat olla hajallaan puhelutallenteissa, transkripteissa, muistiinpanoissa, sähköposteissa ja CRM-kentissä. Asiakkuuspäällikkö toimii manuaalisena siltana asiakaskeskustelun ja CRM:n välillä. Tämä toistuva työ kuuluu laajempaan hallinnolliseen kuormaan, jota account executive -roolissa kohdataan.

Jos haluat laajemman näkymän siihen, miten tekoäly voi vähentää toistuvaa työtä asiakkuuspäällikön arjessa, katso AI for sales to reduce Account Executive admin work.

Ongelma ei ole tiedon puute

CRM-päivitykseen tarvittava tieto on yleensä jo myyntikeskustelussa. Haaste on muuttaa jäsentymätön keskustelu jäsennellyksi, käyttökelpoiseksi dataksi.

Esimerkiksi prospekti voi sanoa:

“Haluamme korvata nykyisen alustamme ennen Q4:ää, mutta talousosaston pitää vielä hyväksyä budjetti.”

Asiakkuuspäällikkö voisi muuntaa tämän lauseen manuaalisesti muotoon:

Keskustelu sisältää jo tiedon. CRM-automaatio vähentää sen järjestämiseen tarvittavaa manuaalista työtä.

5 vaihetta CRM-päivitysten automatisointiin myyntipuhelujen jälkeen

Käytännöllisen myyntiautomaatio-työnkulun ei tarvitse automatisoida koko myyntiprosessia. Aloita toistuvista tehtävistä, jotka tapahtuvat heti asiakaskeskustelun jälkeen.

1. Tallenna myyntipuhelun transkripti

Ensimmäinen vaihe on tehdä myyntikeskustelusta jäsennelty syöte. Tämä voi tulla tallennetusta Zoom- tai Google Meet -puhelusta, kokoustranskriptistä tai muusta keskusteluälyn järjestelmästä.

Transkriptistä tulee seuraavan vaiheen lähde. Sen sijaan että asiakkuuspäällikkö katsoisi koko tapaamisen uudelleen ja etsisi tärkeät kohdat käsin, tekoäly voi käsitellä keskustelun ja tunnistaa mahdollisuuteen liittyvän olennaisen tiedon.

Näin syntyy yksinkertainen lähtökohta:

Myyntipuhelu → Transkripti → Tekoälyn käsittely

2. Poimi olennaiset tiedot

Kaikki myyntipuhelun lauseet eivät kuulu CRM:ään. Tehokas CRM-automaatio keskittyy tietoihin, jotka auttavat asiakkuuspäällikköä ymmärtämään mahdollisuutta ja päättämään seuraavista toimista.

Tekoäly voi tunnistaa:

• Asiakkaan kipupisteet ja tarpeet
• Sidosryhmät ja päätöksentekijät
• Budjetin ja osto-aikataulun
• Kvalifiointisignaalit
• Vastaväitteet ja kilpailijamaininnat
• Ostosignaalit
• Sovitut toimet ja seuraavat askeleet

Kvalifioiduille liideille tekoäly voi myös järjestää keskustelun todisteet esimerkiksi BANT- tai MEDDPICC-kehyksen mukaan. Jos haluat laajemman näkymän kvalifiointiin ennen tapaamista, katso how to qualify sales leads before a sales call.

Tavoitteena ei ole antaa tekoälyn päättää, onko prospekti kvalifioitu. Sen sijaan tekoäly valmistelee olennaiset todisteet, jotta asiakkuuspäällikkö voi tehdä päätöksen nopeammin.

3. Muunna keskustelu CRM-valmiiksi kentiksi

Pelkkä poiminta ei riitä. Tieto pitää muuntaa muotoon, jota CRM voi oikeasti käyttää.

Transkripti voi sisältää kymmeniä hyödyllisiä lauseita, kun taas CRM tarvitsee tietyt kentät. Automaatio-työnkulku voi siksi mapata keskusteludatan mahdollisuuskenttiin, yhteystietoihin, kvalifiointikriteereihin, muistiinpanoihin ja tehtäviin.

Työnkulku on:

Transkripti → Poimi → Jäsennä → Mappaaminen → CRM-valmis data

Tämä transkriptistä CRM:ään -lähestymistapa on käyttökelpoisempi kuin vielä yksi yleinen kokouskooste.

4. Tarkista ehdotetut päivitykset

Automaatio ei tarkoita, että tekoälyn tuottama tieto kirjoitettaisiin sokeasti CRM:ään. Ihmisen tarkistusvaihe voi parantaa datan laatua ja pitää asiakkuuspäällikön kontrollissa.

Asiakkuuspäällikkö voi nopeasti tarkistaa, ovatko poimitut tiedot oikein, poistaa epäolennaiset yksityiskohdat ja korjata kentät ennen päivityksen hyväksymistä.

Käytännöllinen työnkulku on:

Tekoäly poimii → Asiakkuuspäällikkö tarkistaa → Asiakkuuspäällikkö hyväksyy → CRM päivittyy

Tämä lähestymistapa automatisoi toistuvan datan valmistelun, mutta säilyttää ihmisen harkinnan kvalifioinnissa, kauppastrategiassa ja asiakkaan aikeiden tulkinnassa.

5. Päivitä CRM ja käynnistä seuraavat askeleet

Kun asiakkuuspäällikkö on hyväksynyt tiedot, jäsennelty data voidaan käyttää relevanttien CRM-tietueiden päivittämiseen ja seuraavien toimien valmisteluun.

Työnkulusta riippuen tämä voi sisältää:

• Mahdollisuuskentät
• Kvalifiointidata
• Kauppamuistiinpanot
• Asiakkaan tarpeet
• Jatkotehtävät
• Seuraavan tapaamisen tiedot
• Asiakkuuspäällikön toimenpiteet

Tuloksena on yhdistetty myyntityönkulun automaatio -prosessi eikä vain yksi erillinen tekoälyn tuottama kooste.

Mitä CRM-automaatioiden pitäisi poimia myyntipuhelun jälkeen?

Hyödyllisin CRM-automaatio keskittyy tietoihin, jotka auttavat myyntitiimejä ylläpitämään kaupan kontekstia ja viemään mahdollisuuksia eteenpäin.

Tämä rakenne auttaa myös yhdistämään ennen puhelua tehdyn taustatutkimuksen ja puhelun jälkeiset CRM-päivitykset. Asiakkuuspäälliköt voivat käyttää B2B account research before a sales call -materiaalin avulla rakennettua kontekstia ennen tapaamista ja säilyttää sitten relevantin tiedon CRM-automaatiossa jälkeenpäin.

Mitä tekoälyn pitäisi automatisoida — ja mitä asiakkuuspäälliköiden pitäisi hallita?

Hyödyllisin CRM-automaatio erottaa toistuvan suorittamisen päätöksistä, jotka vaativat myyntiosaamista.

Tämä luo yksinkertaisen periaatteen tekoälyavusteisiin myyntityönkulkuihin:

Automatisoi datan siirtäminen, älä myyntiharkintaa.

Tavoitteena ei ole poistaa asiakkuuspäällikköä CRM:stä. Tavoitteena on vähentää toistuvaa työtä, jota tarvitaan CRM-tietojen pitämiseksi tarkkoina ja hyödyllisinä.

Miten 1min.AI voi tukea CRM-automaatioita

1min.AI:n AI Agents -toiminto voi tukea toistettavia myyntityönkulkuja muuttamalla monivaiheisen prosessin suoritettavaksi työnkuluksi. Sen sijaan että tekoälyä käytettäisiin vain myyntipuhelun tiivistämiseen, agentti voidaan rakentaa niistä tehtävistä, jotka täytyy tehdä keskustelun jälkeen.

Puhelun jälkeinen työnkulku voisi seurata tätä rakennetta:

Työnkulku voi keskittyä kvalifiointidatan poimintaan, kipupisteiden tunnistamiseen, seuraavien askelten järjestämiseen ja jäsennellyn tiedon valmisteluun asiakkuuspäällikön tarkistettavaksi.

Tämä sopii laajempaan 1min.AI-lähestymistapaan, jossa rakennetaan työnkulkuja eikä luoteta irrallisiin kehotteisiin. Tekoäly hoitaa toistuvan käsittelyn, kun taas myyntiammattilainen vastaa päätöksistä, jotka vaativat asiakaskontekstia ja harkintaa.

Rakenna työnkulkuja, älä pelkkiä yhteenvetoja

Kokouskooste kertoo asiakkuuspäällikölle, mitä tapahtui. Työnkulku auttaa järjestämään mitä pitäisi tapahtua seuraavaksi.

Esimerkiksi yksi myyntikeskustelu voi tuottaa jäsenneltyä kvalifiointidataa, tunnistaa mahdollisen kaupan esteen, valmistella seuraavan askeleen tehtävän ja järjestää jatkotoimiin tarvittavan kontekstin.

Siten CRM-automaatio on osa toistettavaa myyntiprosessia eikä vain yksi muistiinpanotyökalu.

---

Automatisoi CRM-päivitykset menettämättä ihmisen kontrollia

CRM-automaatio on hyödyllisintä silloin, kun se yhdistää jokaisen myyntipuhelun ympärillä olevat toistuvat vaiheet. Sen sijaan että tieto siirrettäisiin manuaalisesti keskustelusta useisiin CRM-kenttiin, asiakkuuspäällikkö voi tarkistaa jäsennellyn tiedon ja keskittyä päätöksiin, jotka vaativat omaa osaamista.

Kokonaisuus on suoraviivainen:

Puhelu → Poimi → Jäsennä → Tarkista → Päivitä → Jatka

B2B-myyntitiimeille tavoitteena on vähentää hallinnollista kitkaa poistamatta ihmisen harkintaa myyntiprosessista.

Käytä vähemmän aikaa CRM:n päivittämiseen ja enemmän aikaa kauppojen viemiseen eteenpäin työnkulkuun perustuvalla tekoälyautomaatioilla.

UKK

Mikä on CRM-automaatio?

CRM-automaatio käyttää ohjelmistoa tai tekoälyä automatisoimaan toistuvia tehtäviä, jotka liittyvät asiakas- ja myyntidatan keräämiseen, järjestämiseen ja päivittämiseen. Myyntipuhelujen jälkeen tämä voi sisältää tiedon poimintaa, CRM-kenttien valmistelua ja jatkotehtävien luontia.

Miten voin automatisoida CRM-päivitykset myyntipuhelujen jälkeen?

Aloita tallentamalla puhelun transkripti, poimimalla olennainen myyntitieto, mappaamalla se CRM-kenttiin, tarkistamalla tulokset ja hyväksymällä lopullinen päivitys. Näin syntyy toistettava puhelun jälkeinen automaatio-työnkulku.

Voiko tekoäly päivittää CRM-tietueita myyntipuhelun transkriptien perusteella?

Tekoäly voi poimia transkripteista esimerkiksi kipupisteet, sidosryhmät, kvalifiointisignaalit, vastaväitteet, aikataulut ja seuraavat askeleet. Ennen kuin tieto päätyy CRM:ään, mukaan voidaan lisätä ihmisen tarkistusvaihe.

Voiko CRM-automaatio auttaa liidien kvalifioinnissa?

Kyllä. Tekoäly voi järjestää keskustelun todisteet kvalifiointikehysten, kuten BANTin tai MEDDPICC:n, mukaan. Asiakkuuspäällikkö voi sitten tarkistaa todisteet ja säilyttää lopullisen kvalifiointipäätöksen hallinnan.

Mitä myyntitietoa pitäisi kerätä puhelun jälkeen?

Keskity tietoihin, jotka auttavat hallitsemaan mahdollisuutta, kuten asiakkaan tarpeet, kipupisteet, sidosryhmät, aikataulu, budjetti, vastaväitteet, kilpailijat, kvalifiointisignaalit ja sovitut seuraavat askeleet.