Các đội marketing được kỳ vọng tạo ra nhiều nội dung hơn trên nhiều kênh hơn mà không tăng khối lượng công việc với tốc độ tương ứng. Khi nghiên cứu, viết, thiết kế và báo cáo diễn ra trên các công cụ riêng biệt, năng suất sẽ nhanh chóng bị ảnh hưởng. Một quy trình làm việc marketing với AI có thể kết nối các tác vụ lặp lại, chuẩn hóa quy trình và giúp đội ngũ dành nhiều thời gian hơn cho chiến lược. Hướng dẫn này giải thích cách xác định vấn đề trong quy trình làm việc, triển khai tự động hóa AI và xây dựng hệ thống marketing có khả năng mở rộng.

Vì sao quy trình làm việc của đội marketing trở nên kém hiệu quả

Các vấn đề trong quy trình marketing thường xuất hiện khi đội ngũ phát triển. Nhiều khách hàng hơn, nhiều chiến dịch hơn, nhiều kênh hơn và nhiều đầu việc hơn tạo ra thêm khối lượng phối hợp khó quản lý thủ công. Vấn đề hiếm khi nằm ở việc thiếu công cụ. Thay vào đó, các đội thường có quá nhiều công cụ rời rạc mà không có quy trình thống nhất kết nối chúng.

Quá nhiều công cụ marketing không liên kết

Một chiến dịch marketing điển hình có thể cần các nền tảng riêng cho nghiên cứu, viết nội dung, tạo hình ảnh, sản xuất video, quản lý dự án và báo cáo. Mỗi nền tảng có thể hữu ích riêng lẻ, nhưng việc chuyển đổi giữa chúng tạo ra sự gián đoạn không cần thiết.

Các thành viên trong đội phải liên tục sao chép thông tin, di chuyển tệp, viết lại prompt và kiểm tra các bảng điều khiển khác nhau. Quy trình làm việc rời rạc này khiến các tác vụ đơn giản mất nhiều thời gian hơn và làm tăng nguy cơ bỏ sót thông tin.

Những thách thức phổ biến nhất gồm:

• Công việc thủ công lặp lại
• Chuyển đổi công cụ thường xuyên
• Tài sản chiến dịch bị phân tán
• Quy trình không nhất quán
• Chi phí phần mềm cao hơn
• Thiếu khả năng theo dõi trên các dự án

Với các agency quản lý nhiều khách hàng, những bất cập này có thể tăng lên rất nhanh.

Các tác vụ lặp lại làm chậm quá trình sản xuất nội dung

Sản xuất nội dung bao gồm nhiều công việc theo các mẫu có thể dự đoán. Nghiên cứu chủ đề, tạo biến thể nội dung, tóm tắt thông tin, dịch nội dung và tái sử dụng tài sản sẵn có có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian của đội ngũ.

Những tác vụ này không phải lúc nào cũng cần quyết định mang tính chiến lược. Vì vậy, chúng là ứng viên rất phù hợp cho AI hỗ trợ. Mục tiêu không phải là tự động hóa mọi thứ. Thay vào đó, các đội nên tự động hóa khâu thực thi có thể dự đoán, đồng thời để con người chịu trách nhiệm về chiến lược, sáng tạo, quyết định thương hiệu và phê duyệt cuối cùng.

Khả năng hiển thị kém khiến việc cộng tác khó khăn hơn

Một đội marketing đang phát triển cũng cần nhìn rõ những gì đang được tạo ra, được xem xét và được bàn giao. Khi thông tin nằm rải rác trên nhiều nền tảng, các quản lý phải dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra tiến độ thủ công. Một quy trình tập trung tạo ra sự liên kết rõ ràng hơn giữa nhiệm vụ, con người và đầu ra. Nó cũng giúp dễ dàng xác định các điểm nghẽn trước khi chúng ảnh hưởng đến hạn chót chiến dịch.

Cách cải thiện quy trình marketing bằng AI

Cải thiện quy trình marketing bắt đầu từ việc hiểu những quy trình nào nên được chuẩn hóa và những tác vụ nào nên do con người dẫn dắt. AI trở nên hữu ích nhất khi nó hỗ trợ một quy trình lặp lại thay vì hoạt động như một công cụ rời rạc khác.

Xác định các tác vụ marketing lặp lại

Hãy bắt đầu bằng cách lập bản đồ các hoạt động đội ngũ của bạn thực hiện lặp đi lặp lại trong các chiến dịch. Tập trung vào những tác vụ có đầu vào rõ ràng, đầu ra rõ ràng và tần suất cao. Ví dụ, một đội nội dung có thể lặp lại quy trình này: Nghiên cứu → Lên ý tưởng → Viết → Tái sử dụng → Dịch thuật → Tạo hình ảnh → Rà soát. Ghi lại các bước này giúp dễ xác định nơi AI có thể mang lại giá trị lớn nhất.

Các ứng viên phù hợp cho tự động hóa AI gồm:

• Nghiên cứu chủ đề và từ khóa
• Lên ý tưởng nội dung
• Viết nội dung mạng xã hội
• Tạo kịch bản video
• Tóm tắt nội dung
• Tái sử dụng nội dung
• Dịch và bản địa hóa
• Tạo hình ảnh
• Tối ưu hóa nội dung

Sau khi xác định được các tác vụ này, chúng có thể trở thành các khối xây dựng cho một quy trình AI.

Xây dựng quy trình marketing AI có thể lặp lại

Một quy trình marketing AI hữu ích nên kết nối các tác vụ liên quan thành một chuỗi hợp lý. Thay vì yêu cầu thành viên đội ngũ tự quyết định cách hoàn thành cùng một quy trình mỗi lần, hãy tạo một quy trình chuẩn để họ có thể tái sử dụng. Ví dụ: Brief khách hàng → Nghiên cứu → Ý tưởng nội dung → Bản nháp → Tái sử dụng → Rà soát → Bàn giao

Sau đó, quy trình có thể được điều chỉnh cho các khách hàng khác nhau mà không cần xây dựng lại toàn bộ. Cách tiếp cận này đặc biệt hữu ích cho các agency marketing. Một quy trình lặp lại cho phép đội ngũ duy trì tiêu chuẩn sản xuất nhất quán trong khi vẫn điều chỉnh nội dung theo thương hiệu và mục tiêu của từng khách hàng.

Kết nối nhiều năng lực AI

Bước tiếp theo là đưa các năng lực AI khác nhau vào cùng một quy trình sản xuất. Một đội marketing có thể cần nghiên cứu, viết, tạo hình ảnh, dịch thuật và chuyển đổi nội dung cho một chiến dịch duy nhất.

Sử dụng một không gian làm việc AI tập trung có thể giảm số lần nhân viên phải chuyển đổi giữa các nền tảng riêng biệt. Ví dụ, một chiến dịch có thể đi từ nghiên cứu sang tạo nội dung rồi đến tái sử dụng mà không yêu cầu đội ngũ phải xây lại ngữ cảnh ở mỗi giai đoạn. Kết quả là một quy trình được thiết kế xoay quanh kết quả marketing, thay vì xoay quanh từng công cụ AI riêng lẻ.

Dùng AI agent cho các tác vụ chuyên biệt

AI agent có thể hỗ trợ các quy trình gồm nhiều bước hoặc có mục tiêu lặp lại. Thay vì tạo một phản hồi cho một prompt, một agent có thể được thiết kế xoay quanh một tác vụ cụ thể.

Các đội marketing có thể dùng các agent chuyên biệt cho những hoạt động như:

• Chuẩn bị nội dung mạng xã hội
• Nghiên cứu nội dung
• Lên ý tưởng chiến dịch
• Tái sử dụng nội dung
• Phân tích marketing
• Bản địa hóa

Việc rà soát của con người vẫn nên là một phần của quy trình khi độ chính xác, giọng thương hiệu hoặc đánh giá chiến lược là quan trọng. AI xử lý phần thực thi lặp lại, còn marketer kiểm soát kết quả cuối cùng.

Cách quy trình AI giúp đội marketing mở rộng quy mô

Một quy trình tốt nên làm được nhiều hơn là tiết kiệm vài phút cho từng tác vụ. Nó nên giúp toàn bộ hoạt động marketing dễ lặp lại, dễ đo lường và dễ mở rộng hơn.

Giảm công việc lặp lại

AI có thể đảm nhận các tác vụ sản xuất lặp lại trước đây cần thực hiện thủ công. Điều này giúp marketer có thêm thời gian để tập trung vào chiến lược chiến dịch, định hướng sáng tạo và trao đổi với khách hàng.

Với agency, tác động này càng rõ khi số lượng khách hàng tăng lên. Một quy trình tiết kiệm thời gian cho một chiến dịch có thể tạo ra hiệu quả rất lớn khi được lặp lại trên hàng chục chiến dịch.

Tăng tính nhất quán giữa các chiến dịch. Quy trình chuẩn hóa giúp đội ngũ thực hiện cùng một quy trình sản xuất trên các dự án khác nhau. Điều này đặc biệt hữu ích khi nhiều nhân viên cùng làm trên một tài khoản.

Một quy trình nhất quán có thể xác định:

• Bước nào diễn ra trước
• Cần thông tin gì
• Dùng năng lực AI nào
• Con người rà soát ở đâu
• Đầu ra cuối cùng cần có gì

Điều này giảm sự phụ thuộc vào phong cách làm việc cá nhân và giúp quy trình dễ đào tạo, dễ mở rộng hơn.

Tập trung quản lý tác vụ marketing

Một hệ thống tập trung cũng có thể cải thiện khả năng theo dõi trên các chiến dịch. Thay vì tìm kiếm trên nhiều nền tảng, đội ngũ có thể tổ chức các tác vụ liên quan đến AI quanh các quy trình chung.

Các quản lý có thể xác định điểm nghẽn, rà soát đầu ra và cải thiện quy trình dựa trên cách đội ngũ thực sự làm việc. Mục tiêu là tạo ra một hệ thống nơi con người, năng lực AI và quy trình làm việc phối hợp với nhau thay vì hoạt động như các phần tách rời của bộ công cụ marketing.

Mở rộng mà không tăng cùng mức công việc thủ công

Mở rộng một đội marketing không phải lúc nào cũng có nghĩa là thêm người cho mỗi mức tăng khối lượng công việc. Những hệ thống tốt hơn có thể tăng lượng công việc mà mỗi thành viên có thể xử lý.

Vì vậy, AI nên được xem là một bộ khuếch đại quy trình thay vì chỉ là một công cụ tạo nội dung. Kết quả mạnh nhất đến khi đội ngũ kết hợp: Chiến lược của con người + Tự động hóa AI + Quy trình lặp lại + Kiểm soát chất lượng

Xây dựng quy trình AI mang dấu ấn thương hiệu với 1minAI

Khi đội ngũ của bạn đã tạo được các quy trình AI hiệu quả nội bộ, bước tiếp theo có thể là biến những năng lực đó thành một dịch vụ có thương hiệu. Điều này đặc biệt phù hợp với các agency marketing, chuyên gia tư vấn, công ty SaaS và các doanh nghiệp muốn cung cấp giải pháp AI mà không cần tự xây dựng toàn bộ hạ tầng.

Xây dựng bằng quy trình

1minAI đưa nhiều năng lực AI vào một không gian làm việc duy nhất, cho phép doanh nghiệp tổ chức AI quanh các quy trình và trường hợp sử dụng khác nhau.

Thay vì phụ thuộc vào các prompt rời rạc, đội ngũ có thể tạo ra các quy trình lặp lại cho nội dung, nghiên cứu, năng suất và các tác vụ marketing khác.

Điều này giúp xây dựng một quy trình AI xoay quanh quy trình kinh doanh của bạn thay vì điều chỉnh quy trình của bạn theo một tập hợp công cụ không liên quan.

Tùy chỉnh thương hiệu và giao diện

Đối với các doanh nghiệp cung cấp AI trực tiếp cho khách hàng, trải nghiệm người dùng quan trọng không kém công nghệ nền tảng.

1minAI White Label được thiết kế để giúp doanh nghiệp tạo trải nghiệm AI theo thương hiệu riêng của họ. Tùy theo cấu hình, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các yếu tố như logo và giao diện để tạo trải nghiệm khách hàng nhất quán hơn.

Điều này có thể giúp các agency chuyển từ việc chỉ dùng AI sang việc cung cấp AI như một phần dịch vụ của chính họ.

Xuất bản trên tên miền riêng của bạn

Một nền tảng AI mang thương hiệu sẽ có giá trị hơn khi khách hàng có thể truy cập qua tên miền gắn với doanh nghiệp.

Xuất bản trên tên miền riêng có thể giúp tạo trải nghiệm liền mạch hơn giữa website hiện có của agency, dịch vụ và sản phẩm AI.

Thay vì đưa khách hàng đến một nền tảng AI bên thứ ba, doanh nghiệp có thể tạo ra một trải nghiệm tích hợp hơn dưới chính thương hiệu của mình.

Tạo khác biệt với quyền truy cập API

Quyền truy cập API mang đến cho doanh nghiệp một cách khác để tích hợp AI vào các sản phẩm và quy trình hiện có.

Thay vì xây dựng mọi năng lực AI từ đầu, doanh nghiệp có thể kết nối chức năng AI với các ứng dụng, dịch vụ hoặc hệ thống nội bộ của họ.

Với agency và công ty SaaS, điều này có thể tạo cơ hội phát triển các dịch vụ chuyên biệt được hỗ trợ bởi AI dựa trên chuyên môn sẵn có.

Biến quy trình của bạn thành tài sản kinh doanh

Cơ hội lớn nhất không chỉ là sản xuất nội dung nhanh hơn. Đó là biến một quy trình nội bộ hiệu quả thành một hệ thống có thể lặp lại, hỗ trợ mô hình kinh doanh rộng hơn.

Ví dụ, một agency có thể phát triển một gói AI mang thương hiệu cho:

• Sản xuất nội dung
• Dịch vụ mạng xã hội
• Quy trình marketing
• Công cụ AI cho khách hàng
• Giải pháp AI theo ngành

Điều này cho phép doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào trải nghiệm khách hàng, định vị và khác biệt dịch vụ thay vì xây dựng lại hạ tầng AI chung từ đầu.

Cách tốt nhất để cải thiện quy trình làm việc của đội marketing là xác định các tác vụ lặp lại, kết nối chúng thành các quy trình có thể tái sử dụng và dùng AI ở những nơi tự động hóa có thể tạo ra hiệu quả thực sự. Một quy trình marketing AI được thiết kế tốt giúp giảm việc chuyển đổi công cụ, đồng thời cho marketer thêm thời gian cho chiến lược và công việc sáng tạo.

Với các doanh nghiệp sẵn sàng tiến xa hơn, phần mềm white-label cho marketing có thể biến năng lực AI nội bộ thành một giải pháp mang thương hiệu, hướng tới khách hàng. Với quy trình, năng lực AI, tùy chỉnh giao diện, xuất bản tên miền riêng và quyền truy cập API, 1minAI có thể cung cấp nền tảng để xây dựng một dịch vụ AI có khả năng mở rộng hơn.

Sẵn sàng cải thiện quy trình marketing của bạn với AI?

Liên hệ đội ngũ 1minAI tại collaborate@1min.ai để thảo luận về yêu cầu white-label của bạn và khám phá cách xây dựng một giải pháp AI xoay quanh doanh nghiệp của bạn.